Osjećate li se ponekad da nemate dovoljno sati u danu? Trčite
li svakodnevno za obvezama, a osjećate se zauzeto cijeli dan? Imate li dojam da
na kraju dana popis stvari i izvršenih zadataka nije dovoljno ispunjen, a
umorni ste i frustrirani od posla? Iscrpljenost od radnih zadataka se nastavlja
i nakon radnog vremena kada vas kod kuće dočekaju računi, kuhinja, djeca i
ostale obveze?
Ako ste se pronašli u nekoj od navedenih rečenica,
vjerojatno imate problema s upravljanjem vremenom. Kada se život
zakomplicira, obveze se brzo nakupe i stvaraju stres. Uspješna organizacija
vremena nije u tome da se apsolutno sve obveze s popisa izvrše, već u tome da
pokušate odrediti koje obveze su zaista bitne i nužne za vaš život.
Upravljanje vremenom je vještina koja se uči i koja je
potrebna za postizanje bolje kvalitete života. Upravljanje vremenom na
efikasniji način ne znači samo uspješno realiziranje želja i obveza, već i
dovoljno vremena za opuštanje i slobodne aktivnosti. Zvuči nemoguće?
Upravljanje vremenom – definicija uspješne organizacije vremena
Upravljanje vremenom se definira kao sposobnost
planiranja i kontroliranja obveza, planova i svakodnevnih ciljeva. To uključuje
vještinu žongliranja između različitih domena života, od posla, obitelji,
društvenog života, hobija itd. Važno je utvrditi jasne ciljeve i prioritete
kako biste znali odrediti koji zadaci nisu toliko bitni ili ih je moguće
obaviti kasnije. Tijekom sedamdesetih godina prošlog stoljeća, uspješna
organizacija vremena se temeljila na metodi prioriteta ABC. Svaki
projekt ili zadatak koji se nalazi na popisu A se smatra najvažnijim. Zatim
slijedi popis B gdje su manji važni zadaci, a na popisu C su najmanje važni
zadaci i obveze za koje ne morate odmah izdvojiti vrijeme. S vremenom se ova
metoda mijenjala i ažurirala, no danas se promijenilo i radno okruženje, način
obavljanja posla i mogućnost raspodjele prioriteta na popise. Nekako se čini da
bi se sve moglo svrstati na popis A, no to baš i nije tako.
Većina ljudi misli da može učinkovito upravljati vremenom
tako da nekoliko dana spava malo kraće, a radi malo dulje. To možda zvuči kao
dobra ideja za povećanje produktivnosti, ali nije baš tako. Ljudima je u
prosjeku potrebno 7 do 8 sati sna kako bi svojemu tijelu i umu
omogućili dovoljno vremena za odmor i resetiranje. Iako već svi to znaju, čini
se da 73% Amerikanaca ne spava dovoljno, a 54% njih navodi
stres kao glavni razlog nedovoljnog noćnog odmora. Zanimljiv podatak u cijeloj
priči je taj da čak 37% njih ističe kako je za nedostatak
sna, ali i produktivnosti, krivo provođenje vremena na društvenim mrežama.
Zasebno istraživanje na ovu temu je pronašlo informacije da oni koji su
izjasnili da nemaju vještine upravljanja vremenom pate od apneje u
snu, imaju probleme s krvnim tlakom te još brojne druge zdravstvene
poteškoće. Zabrinjavajući podatak je da je takvih bilo čak 63% ljudi.
Uspješna organizacija vremena – prednosti
Učinkovito upravljanje vremenom ne može vam samo pomoći u
pronalaženju više sati u danu i adekvatnom noćnom odmoru, već također u
smanjenju razine stresa i anksioznosti.
Iako uspješno usvajanje strategija za organizaciju vremena zahtjeva preispitivanje
vaših vrijednosti i prioriteta, unošenje takvih promjena u način života ima
mnoge koristi koje su zaista vrijedne truda. Samo neke od njih su:
- ostvarenje
životnih ciljeva, - pronalaženje stabilnosti i ravnoteže u svim segmentima
života, - poboljšanje odnosa,
- smanjenje odugovlačenja i gubljenja vremena,
- povećanje produktivnosti,
- više slobodnog vremena za hobije,
- smanjenje frustracija,
- unaprjeđenje karijere,
- povećanje životnog zadovoljstva,
- poboljšanje zdravlja.
Loše upravljanje vremenom – prepreke
Loše upravljanje vremenom može biti povezano s odugovlačenjem,
problemima pažnje i koncentracije ili poteškoćama sa samokontrolom. Da bi
se suprotstavili takvim preprekama u organizaciji vremena, psiholozi su počeli
promicati ideju o postavljanju radnih okruženja koja povećavanju učinkovitost i
produktivnost. Ključna stvar u cijeloj priči je pronalaženje optimalnog
okruženja koje predstavlja pogodan radni prostor.
Međutim, to se razlikuje od osobe do osobe. Dok neki
preferiraju uredan radni stol, drugi se bolje osjećaju u svojem kreativnom
neredu. U današnje vrijeme, najvažnije je izolirati distraktore kao
što su pametni telefoni i dopisivanje putem društvenih mreža. Ponekad je važno
postaviti i rokove te vremenska ograničenja koja nekim ljudima pomažu kako bi
odredili točno vremensko razdoblje potrebno za dovršavanje određenog projekta
ili zadatka.
Kako postaviti granicu između poslovnog i privatnog života?
U današnjem digitalnom vremenu, postalo je preteško odrediti
granicu između posla i privatnog života. Nije neuobičajeno da se u
sitnim noćnim satima pali računalo, otvara pretinac e-pošte i započinje posao.
Izgleda kao da nam je tehnologija onemogućila da nakon radnog vremena
jednostavno budemo „izvan mreže“, već smo cijelo vrijeme u poslu.
Druge kulture ne trpe takav zahtjevni radni vijek.
Primjerice, Danska, koja ima visoko rangiranu kvalitetu i zadovoljstva života
svojih građana, produženi radni tjedan bilježi kod samo 2% stanovništva. No,
ima li Danska zbog toga manje produktivnu radnu snagu? Definitivno ne.
Postavljanje jasnih granica između posla i kuće se također
razlikuje od osobe do osobe. Postoje ljudi koji se nazivaju „segmentatorima“,
odnosno oni koji preferiraju ostavljanje posla nakon radnog vremena – na poslu.
Odgovaranje na poruke ne dolazi u obzir nakon izlaska iz ureda, a život kod
kuće ne trpi poslovne zadatke. No, postoje i „integratori“, odnosno osobe
koje u svojem domu imaju čak i kućni ured, a dostupni su za posao skoro pa
cijeli dan. Takve osobe vole spajati posao i privatnost, a nerijetko i svoje
kolege s posla pozivaju na kućne zabave i druženja.
Stručnjaci ne zauzimaju niti jednu stranu kod ove dvije
vrste ljudi. Čini se da i segmentacija i integracija imaju prednosti, ali i
nedostatke. Oni koji postavljaju jasne granice između posla i kuće imaju manje
sukoba interesa između ove dvije domene te im je lakše mentalno se
isključiti iz jedne domene kada je to potrebno. To im pomaže u smanjenju
stresa i iscrpljenosti te im dozvoljava ulaganje dodatne energije u ono što
rade. Međutim, i integratori imaju svoje prednosti. Smatra se da doživljavaju
manje negativnosti kada posao obavljaju od kuće. Primjerice, kada ih netko s
posla kontaktira kada su kod kuće, osjećaju se manje nervozno i stresno u
odnosu na zaposlenike koji apsolutno ne toleriraju poslovne pozive izvan radnog
vremena.
Uz to, integratori radna iskustva češće pozitivno
doživljavaju, a pozitivne emocije koje doživljavaju kod kuće utječu na njihov
radni život pomažući im u ostvarenju poslovnih ciljeva. Naravno, može se
dogoditi da se vaša sklonost integraciji ili segmentaciji posla i kuće možda
neće podudarati s onim što se od vas očekuje na poslu. Na primjer, ako ste
segmentator, a radite u timu s osobom koja je integrator, možda ćete se
osjećati prisiljenima provjeravati svoj pretinac e-pošte kada ste kod kuće.
Međutim, bilo bi dobro da jasno iskomunicirate takve
uvjete svojim šefovima i kolegama. Upravljanje vremenom u ovim situacijama može
biti zaista izazovno i teško, ali nije nemoguće. S vremenom ćete vjerojatno
znati uskladiti svoje želje i poslovne ciljeve, ali u početku je bitno jasno
odrediti vlastite sklonosti i prioritete, odnosno – želite li posao obavljati
od kuće, osjećate li se ugodnije kada završetkom radnog vremena završava i bilo
kakva radnja povezana s poslom kojega radite ili ste ipak tip koji voli sve
obavljati u hodu i kod kuće, neovisno o vremenskim ograničenjima i rokovima?!
Kako uspješno organizirati vrijeme?
Da biste pojednostavili svoj život i postavili ga na bolje
mentalno i emocionalno mjesto, nemojte čekati sutra ili počinjati od
ponedjeljka ili od prvog u mjesecu itd. Počnite danas!
Donosimo vam nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći u
usvajanju strategija potrebnih za uspješnu organizaciju vremena:
1. Prepoznajte svoje slabosti i snage. Pokušajte
spoznati koja su područja vaše bolne točke, a u kojim područjima ste
nenadmašni. Primjerice, ako ste skloni zapisivanju stvari, ali zaboravite gdje
ostavljate podsjetnike – promijenite to. To su prepreke u postizanju ciljeva i
stvarni razlozi zašto neke rezultate niste postigli. Shvatite gdje trebate
usmjeriti pozornost i što trebate mijenjati u svojemu pristupu. Upoznavanje
sebe je prvi korak u ostvarivanju učinkovite i dugotrajne promjene.
2. Filtrirajte obveze. Popisi obveza ili poznate „to
do“ liste su sve popularnije, ali ne djeluju baš dobro na vašu produktivnost.
To je zato što često nisu u pitanju stvari koje su vam bitne i prioritetne, već
uglavnom samo popisi svega onoga što morate obaviti. Kada malo bolje proučite
taj popis, shvatit ćete da postoji dosta stvari koje zahtijevaju vašu
maksimalnu pažnju i pozornost, ali nemaju stvarnog utjecaja na vašu budućnost.
Umjesto obavljanja takvih obveza, pronađite one koje su bitne, koje se mogu
identificirati s vašim vrijednostima i koje neposredno utječu na vašu
budućnost. Što vam je od svega toga najvažnije? Kada to ustanovite, napravite
popis prioriteta te postavite obveze redoslijedom po njihovoj važnosti. Svaki
dan se usredotočite na ono što se nalazi na vrhu stranice.
3. Odvojite vrijeme na kraju svakoga dana za sljedeći dan. Prije
nego započnete novi dan, trebali biste promisliti što ste u proteklom danu
uspjeli obaviti te što vas čeka sutra. Bilo bi dobro da prije odlaska na
spavanje budete svjesni koje tri stvari, odnosno koja tri prioriteta ćete
pomaknuti na vrh stranice svojih obveza i na što ćete usmjeriti svoju
koncentraciju. Međutim, nemojte se predugo zadržavati na takvom promišljanju.
Prije spavanja samo napravite kratki podsjetnik što vas sutra čeka, a zatim
mirno utonite u snove jer „jutro je pametnije od večeri“.
4. Postavite manje ciljeve. Nakon što ste sastavili
popis obveza koje su vam bitne i prioritetne, bilo bi dobro da se posvetite
detaljima, odnosno manjim ciljevima koje je potrebno postići prije nego se
ostvari ono što je na popisu. Jednom kada ste veliki cilj razložili na manje
dijelove, možete isplanirati konkretne korake, rokove i ljude koji su povezani
sa svakim vašim prioritetom kojem ćete se posvetiti. Lakše je postići, ali i
općenito zamisliti, vlastite ciljeve i napretke kada do njih dolazite korak po
korak. Uzmite vremena za ostvarenje ciljeva i uživajte u procesu napretka jer
je on dragocjeniji nego krajnji proizvod. Kako biste si olakšali, zapišite
svoje planove. Ako je moguće, radite to bez mobitela. Kada na papir zapišete
svoje obveze, ciljeve i želje, informacije koje ste zapisali duže se zadržavaju
u mozgu zato što ste u njih uložili puno više truda nego da ste ih samo upisali
u mobitel.
5. Posložite stvari na svoje mjesto. Stvorite svoj
vlastiti red i stavite stvari tamo gdje znate da ćete ih pronaći. Kreativni
nered može biti simpatičan neko vrijeme, ali ako stvari izmaknu kontroli
vjerojatno ćete biti kao jedan od onih koji pišu podsjetnike, ali ne znaju gdje
ih ostavljaju. Neorganizirani prostor često dovodi do neorganiziranog uma, a to
će ometati vaš napredak prema najvažnijim stvarima i ciljevima koje želite
postići. Ne ustručavajte se riješiti nekih stvari koje vam stvaraju nered te
pronađite sustav koji vam najbolje odgovara. Vjerojatno ćete potrošiti neko
vrijeme da se organizirate i dovedete sve u svoj red, ali u konačnici ćete
uštedjeti puno više vremena nego što se čini.
6. Cijenite svoje vrijeme. Društvene mreže mogu biti
odlična vrsta zabave i razbibrige, ali pažljivo trošite svoje vrijeme. Što više
vremena provedete na društvenim mrežama i internetu, to će vam biti teže
vratiti se uobičajenim dnevnim prioritetima koji nisu tako zabavni i
jednostavni. Umjesto da svaku slobodnu minutu provedete na internetu, odvojite
barem 15 minuta dnevno kako biste jednostavno zurili kroz prozor i uživali ne
radeći ništa. Nakon toga se vratite stvarima koje su bitne. Mozak treba neko
vrijeme za resetiranje i relaksaciju, ali to znači vrijeme bez ekrana i bez
ikakvih distraktora.
