Nakon strateškog opredjeljenja organizacije da prati moderne i savremene promjene u okruženju odnosno digitalizaciju koju savremena organizacija nužno treba pratiti u prethodna 3 mjeseca radili smo na implementaciji i obuci uposlenika na radu u navedenom informacionom sistemu.
Projekat je zamišljen u 2 faze:
- PRVA FAZA PROJEKTA E-PROTOKOL (interno unaprijeđenje rada organizacije JP RAD d.d. Tešanj) – IMPLEMENTIRANO
- DRUGA FAZA PROJEKTA E-ZAHTJEV (dostupnost OWIS-a korisnicima usluga koji će zahtjeve moći podnositi i pratiti tok realizacije zahtjeva od kuće ili kancelarije) – U RAZRADI
Cilj je biti korak bliže korisnicima naših usluga te olakšati i ukinuti nepotrebne administrativne poslove. Osim toga cilj je organizaciju osposobiti i stvoriti uslove za brzu realizaciju zahtjeva korisnika naših usluga.
KRATKO POJAŠNJENJE KLJUČNIH PREDNOSTI ZA ORGANIZACIJU IMPLEMENTACIJOM OVAKVOG SISTEMA:
OWIS je web aplikacija sa centraliziranom bazom podataka koja pojednostavljuje administraciju poslovanja i efikasniju obradu dokumentacije. Bilo koja informacija koja kruži organizacijom i koja
se smatra vrijednom treba biti prikupljena, obrađena, dostavljena i pohranjena. Problemi nastaju onda kada je jednostavno previše sadržaja i organizacija istog uzima previše vremena. Razvijanje korporativne taksonomije i klasificiranje dokumenata je samo jedan korak ka rješenju problema, ali to samo po sebi neće pomoći onda kada je potrebno pronaći informacije od kritične važnosti.
OWIS ima cilj da ove zadatke pojednostavi i ubrza.
OWIS je integralno rješenje koje se sa ovim problemima bori koristeći:
- Iskonfigurisane radne tokove – popločan put za kretanje vašeg sadržaja;
- Mehanizme pretrage i izvještavanja – pronalazak važnih podataka;
- Elegantno i intuitivno sučelje – omogućava brzo učenje i za korisnike sa osnovnom kompjuteskom pismenošću.
Često se ističe da je aplikacija ta koja rješava problem, ali to je istina samo u slučajevima kada korisnici u potpunosti razumiju koncept i prihvataju ga. Korištenje OWIS-a mijenja organizaciju na više načina:
- Okruženje bez papira – Korištenje tvrdih kopija treba biti stvar prošlosti, a organizacije postati okruženja bez papira i sa više brige za okoliš;
- Pouzdana tehnologija – Prihvatanje sistema u potpunosti će osigurati da se više ništa ne izgubi, te da će vrijeme i energija dosad utrošena na zamarajuće aktivnosti biti investirana drugdje.
- Istinski organizovana – Krajni rezultat korištenja OWIS-a je da će vaš sadržaj raditi za vas, a nikako obratno.
Glavne karakteristike sistema opisane su idućim funkcionalnostima:
- Potpuna kontrola nad poslovnim procesima i kompletnom dokumentacijom;
- Skupljanje i pohrana u digitalnom obliku;
- Viši stepen komunikacije i surađivanja između uposlenika i organizacijskih jedinica;
- Dostupnost informacija i dokumenata za izvršenje zadatka grupisanih oko samog predmeta;
- Preglednija prezentacija podataka;
- Grupisanja svih potrebnih informacija oko predmeta;
- Utvrđivanje uska grla u izvršenju posla;
- Centralizacija podataka omogućava pohranjivanje informacija na jednoj, sigurnoj lokaciji.
